Aula 1 - Administração de Materiais

O QUE É ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS?

            O conceito de se ter um departamento responsável pelo fluxo de materiais a partir do fornecedor, passando pela produção até o consumidor, é relativamente novo. Embora muitas empresas tenham adotado esse tipo de organização, há ainda diversas que não o fizeram. Se as empresas desejam minimizar seus custos totais nessa área e prover melhor nível de serviços ao cliente, devem agir desse modo.

            O nome geralmente dado a essa função é administração de materiais. Outros nomes incluem planejamento e controle da distribuição e administração da logística. Comumente é denominada, também, de Administração de Suprimentos, adquirindo um conceito um pouco mais geral, englobando também serviços e energia. Quando associada à distribuição de produtos e materiais em geral é denominada Logística.

            Em algumas organizações as atividades de compras estão em um setor, as de estocagem em outro e as de movimentação em outro. A localização no organograma depende do tipo de empresa.

            Administração de materiais é uma função coordenadora responsável pelo planejamento e controle do fluxo de materiais. Ela pode fazer muito para melhorar os lucros de uma empresa.

As Empresas e Seus Recursos:

Toda produção depende da existência de 3 fatores: natureza, capital e trabalho, integrados por um quarto fator denominado empresa:

1. Natureza: fornece os insumos necessários à produção, como matérias-primas, energia, terra etc.

2. Capital: fornece o dinheiro necessário para adquirir os insumos e pagar o pessoal. O capital permite comprar, adquirir e utilizar os demais fatores de produção.

3. Trabalho: constituído pela mão-de-obra, que processa e transforma os insumos e matérias-primas em produtos acabados ou serviços prestados.

4. Empresa: (é capaz de aglutinar a natureza, o capital e o trabalho em um conjunto harmonioso que permite alcançar um resultado maior que a soma dos fatores aplicados individualmente. Sinergia). Constitui o sistema que coordena de forma harmoniosa todos os fatores de produção envolvidos, fazendo com que o resultado do conjunto supere o resultado que cada fator teria isoladamente. Esse ganho adicional, conhecido como efeito sinérgico ou sinergia, é capaz de proporcionar o lucro. Assim como o efeito contrário, a perda nas inter-relações dos fatores de produção, conhecido como entropia, gera os prejuízos.

Funções na Administração de Materiais

            A Administração de Materiais é uma função administrativa semelhante a outras funções de administração de recursos tais como a Administração Financeira, a Administração de Recursos Humanos etc.

            É composta, basicamente, das atividades de COMPRAS, ESTOCAGEM e MOVIMENTAÇÃO, interligadas pela atividade de PLANEJAMENTO E CONTROLE.

Detalhando a Área de Atuação:

- Administração de Estoque

- Assessoria de compras

- Assessoria de estoques

- Assessoria de materiais

- Catalogação de materiais

- Codificação de Materiais

- Controle de Materiais

- Estudo de Materiais

- Logística

- Orçamento e Procura de Materiais

- Planejamento de Compras

- Sistemas de Suprimento

Objetivos da Administração de Materiais

Suprir os diversos setores da empresa com os materiais de que necessitam com a qualidade requerida, na quantidade correta, no instante adequado e no local apropriado ao mínimo custo.

Como Atingir os Objetivos:

·   Minimizando o investimento em estoques.

·  Prevendo necessidades e disponibilidades de materiais, assim como as condições de mercado.

· Mantendo contato permanente com fornecedores, tanto atuais como em potencial, verificando preços, qualidade e outros fatores que tenham influência no material e nas condições de fornecimento.

· Pesquisando continuamente novos materiais, novas técnicas administrativas, novos equipamentos e novos fornecedores.

·   Padronizando materiais, embalagens e fornecedores.

·  Controlando disponibilidades de materiais e situação dos pedidos, tanto em relação a fornecedores como em relação à produção da empresa.

·   Obtendo segurança de fornecimento.

·   Obtendo preços mínimos de compra.

Evolução da Teoria:

A evolução da administração de materiais processou-se em várias fases, por exemplo:

• Atividade exercida diretamente pelo proprietário da empresa, uma vez que comprar era a essência do negócio.
• Atividades de compras como apoio às atividades produtivas e, portanto, integradas à área de produção.
• Coordenação dos serviços envolvendo materiais, começando com o planejamento das matérias-primas e a entrega de produtos acabados, em uma organização independente da área produtiva.
• Agregação à área de logística das atividades de suporte à área de marketing.
• Modelo atual da área de logística da qual faz parte a administração de materiais.

As empresas são organizações sociais que utilizam determinados recursos para atingir determinados objetivos. Elas existem para produzir alguma coisa. As empresas exploram um determinado negócio para alcançar os objetivos desejados, que podem ser lucro ou atendimento de determinadas necessidades da sociedade (empresas sem fins lucrativos).

A evolução da administração de materiais até chegar na fase atual pode ser melhor compreendida quando se considera o fato de que, para haver o progresso da atividade produtiva, se fez necessário o suporte dos recursos de materiais.

            Tais pontos podem ser mais bem compreendidos através do quadro a seguir:

PERCEPÇÃO EMPRESARIAL	SITUAÇÃO INICIAL	PROCESSO DE EVOLUÇÃO	ESTÁGIO AVANÇADO	SITUAÇÃO ATUAL
O administrador de materiais	Pessoa de recados	Funcionário a serviço da produção	Executivo conhecedor do mercado de abastecimento	Executivo que administra 60% dos custos e das despesas
Perfil do profissional	Pessoa bem considerada	Burocrata eficiente	Conhecedor de administração comercial e de mercados	Executivo com preparo técnico, econômico e legal
Progresso do profissional	Sem possibilidades	Comprador	Planejamento do negócio	Diretor executivo
Atividades da administração de materiais	Faz despesas	Evita faltas e desmobiliza estoques excedentes	Planejamento estratégico	Concentração em uma visão de melhoria dos resultados

Fonte: Francischini, P. G. & Gurgel, F. A. Administração de materiais e do patrimônio. São Paulo: Pioneira, 2002. Página 4.

A ciência da administração apoia-se no seguinte tripé:

. Finanças = mola propulsora

. Material = condição para o processo produtivo

. Pessoal = responsável por acionar o processo produtivo

Para que exista uma administração perfeita, é necessária uma harmonia entre essas 3 áreas, ou seja, elas deverão estar de tal forma entrosadas que uma fique dependente da outra, uma vez que se entrelaçam e se confundem dentro do fluxo administrativo. Nada se pode fazer sem capital, bem como sem material. Somente com esses dois, não temos condições de administrar, pois há falta do elemento humano que irá acionar todo o processo produtivo. Não deverá existir diferença no nível hierárquico entre estas áreas, pois têm a mesma importância para o bom funcionamento da empresa.

Material para download:

http://pt.slideshare.net/ColegioOBomPastor/aula-1-administrao-de-materiais